ZARZĄDZENIE Nr  19 /10

Wójta Gminy Nurzec-Stacja

z dnia   20 kwietnia  2010 r.

w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych do kwoty 14.000 euro

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806,z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 172, poz.1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz.142 i 146) oraz zasady określone w art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 i z 2010 r. Nr 28, poz. 146) zarządzam, co następuje:

§ 1.

Wprowadzić Regulamin udzielania zamówień do kwoty 14 000 euro w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja, o treści określonej w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierzam stanowisku ds. zamówień publicznych i pozyskiwania środków unijnych oraz samodzielnym stanowiskom pracy realizującym zamówienia publiczne w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                      Wójt

                                                                                                            Piotr Jaszczuk

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr   19 /10

Wójta Gminy Nurzec-Stacja

 z dnia 20  kwietnia  2010  r.

REGULAMIN

w sprawie zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych

na potrzeby Urzędu Gminy Nurzec-Stacja o wartości szacunkowej nie

przekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro

I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień o wartości

szacunkowej zamówienia do 14.000 euro.

2. Zamówienia o wartości do kwoty 14.000 euro, wyrażonej w złotych, zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655. z poź. zm.), zwanej dalej „ustawą pzp”, zwolnione są z obowiązku stosowania przepisów tej ustawy , jednakże do tych zamówień należy stosować zasady określone w niniejszym Regulaminie.

3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

a) cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. l pkt. l ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050 z poź. zm),

b) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr,

w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz

leasingu,

c) usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy,

d) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118, z poź. zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego,

e) Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia, 

f) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Nurzec-Stacja,

g) Wójcie Gminy - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Nurzec-Stacja,

h) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć  referat lub samodzielne stanowisko,

i) wartość zamówienia - jest to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością,

j) zamówieniach - należy przez to rozumieć odpłatne zakupy, których przedmiotem

są usługi, dostawy lub roboty budowlane, o wartości poniżej 14 000 euro, dokonywane na podstawie faktury, zlecenia lub umowy, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, zwane dalej zamówieniami,

k) Regulaminie - należy przez to rozumieć regulamin udzielenia zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Urząd Gminy Nurzec-Stacja o wartości poniżej 14 000 euro.

l) wartości 14.000 euro - oznacza to wyrażoną w złotych równowartość kwoty

14.000 euro,o której mowa w art.4  pkt.8 ustawy pzp.

m) najkorzystniejszej ofercie - należy przez to rozumieć ofertę, która zapewnia najtańsze wykonanie przedmiotu zamówienia po zsumowaniu ceny oraz innych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np. koszt transportu, eksploatacji w okresie użytkowania itp.

II

ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

§ 2

Zasady ogólne

1. Zamówień dokonuje się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej oraz z zachowaniem zasad :

a) celowości - co oznacza , że zamówienie w danym czasie jest niezbędne,

b) gospodarności - co oznacza, że zamówienie zostało dokonane w sposób oszczędny, racjonalny z zapewnieniem uzyskania najlepszych efektów w stosunku do

poniesionych nakładów,

c) legalność oznacza , że udzielenie zamówienia nie jest sprzeczne z przepisami prawa,

d) wyboru najkorzystniejszej oferty - należy przez to rozumieć wybór oferty, która zapewnia najtańsze wykonanie przedmiotu zamówienia po zsumowaniu ceny oraz innych kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np. koszt transportu, eksploatacji w okresie użytkowania itp.

2. Zasady określone w § 5 Regulaminu nie mają zastosowania do udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych , zakupu paliwa, materiałów eksploatacyjnych do samochodów, produktów spożywczych jeśli jednorazowe zamówienie nie przekracza wartości 10.000 euro a całkowita wartość w skali roku nie przekracza 14.000 euro, co nie zwalnia pracowników z oszczędnego wydatkowania środków publicznych.

3. Dla zamówień określonych w art. 67 ust. 3  ustawy pzp , których wartość nie

przekracza wartości 14.000 euro, nie mają zastosowania zasady Regulaminu, zamówienia udziela się jedynemu wykonawcy świadczącemu przedmiotową dostawę lub usługę.

4. Decyzję w sprawie zakupu dostawy, usługi lub roboty budowlanej podejmuje Wójt Gminy na wniosek pracownika merytorycznie odpowiedzialnego. Wzór wniosku określony jest w zał. nr 1 do Regulaminu.

5. Postępowanie w sprawie wyłonienia Wykonawcy zamówienia  oraz dokumentację z postępowania prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia na podstawie ustnego polecenia służbowego.

§ 3

Ustalenie wartości zamówienia

1. Przystępując do udzielenia zamówienia , pracownik merytorycznie odpowiedzialny za  jego realizację ma obowiązek ustalenia jego wartości z należytą starannością.

2. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane, dostawy i usługi, to

zamówienia należy udzielić na ten zakup, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy.

3. Jeżeli zamówienie obejmuje dostawę i instalację danego dobra lub rzeczy, to zamówienia należy udzielić na dostawę.

4. Jeżeli zamówienie obejmuje roboty budowlane i dostawy, które są niezbędne do ich wykonania, to zamówienia należy udzielić na roboty budowlane.

5. Jeżeli zamówienie obejmuje usługi i roboty budowlane niezbędne do ich wykonania, to zamówienia należy udzielić na usługę.

6. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia, należy dokonać analizy kilku przesłanek, do których poza wartością zamówienia należy zaliczyć: rodzaj zamówienia, powtarzalność w skali roku budżetowego, inne okoliczności warunkujące zasadność wyłączenia wydatku środków publicznych, jako zamówienie o wartości do 14. 000 euro. Oznacza to, że wartość zamówienia nie stanowi jedynego i wystarczającego uzasadnienia wyłączenia, a Zamawiający powinien wykazać, iż jego działanie wynikające np. ze względów organizacyjnych czy ekonomicznych, nie narusza art. 32 ust. 2 ustawy pzp, dotyczącego zakazu dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy pzp.

7. Do określenia wartości szacunkowej zamówienia na roboty budowlane podstawę stanowi aktualny kosztorys inwestorski lub wstępna wycena robót.

8. Przy wycenie wartości szacunkowej usług można wykorzystać ceny jednostkowe, np. ceny roboczogodziny  lub porównać planowane zamówienie do wykonanych

już zamówień o podobnym zakresie.

9. Ustalenie wartości danego zamówienia na kolejny rok budżetowy lub na kolejnych 12 miesięcy, może być przeprowadzone na podstawie udzielonych zamówień tego samego rodzaju w poprzednim roku budżetowym lub poprzednich 12 miesiącach.

13. Wzór notatki służbowej z rozeznania rynku i ustalenia wartości zamówienia w zał. nr 2 do Regulaminu.

§ 4

Zamówienia, których wartość nie przekracza 10.000 euro

1. Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej 10.000 euro prowadzi pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację na podstawie wniosku o którym mowa w § 2 ust. 4 lub ustnego polecenia służbowego, ponosząc odpowiedzialność w tym zakresie.

2. Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki , foldery i strony internetowe stosując wzór notatki wskazanej w § 3 ust.13.

3. Zamówienia o wartości do 10.000 euro mogą być realizowane po negocjacjach z jednym Wykonawcą.

4. Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia, jeżeli zamówienie dotyczy dostaw, usług i robót budowlanych. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura opisana przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia.

5. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do 10.000 euro oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w § 5.

§ 5

Zamówienia, których wartość przekracza 10.000 euro

1. W przypadku zamówień o wartości powyżej 10.000 euro pracownik merytorycznie odpowiedzialny za jego realizację wszczyna postępowanie, zapraszając do składania ofert co najmniej dwóch Wykonawców prowadzących działalność stanowiącą przedmiot zamówienia.

2. Ustalenie wartości zamówienia może nastąpić po rozeznaniu cen rynkowych telefonicznie lub wykorzystując katalogi, cenniki , foldery i strony internetowe a dla robót budowlanych przez sporządzenie wstępnej wyceny robót lub kosztorysu inwestorskiego. Wzór, o którym mowa w § 3 ust.13 stosuje się odpowiednio.

3. Zaproszenie do składania ofert Zamawiający kieruje telefonicznie pod warunkiem sporządzenia notatki służbowej z rozmowy lub na piśmie, drogą pocztową, pocztą elektroniczną, za pomocą faxu, w drodze bezpośredniego doręczenia lub ogłoszenie o

możliwości składania ofert na wykonanie usługi lub roboty budowlane. Zaproszenie umieszcza się również na stronie internetowej Urzędu Gminy - BIP oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, co najmniej przez okres 7 dni przed terminem składania ofert. Wzór zaproszenia określony jest w zał. nr 3 do Regulaminu.

4. Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej.

5. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert.

6. Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny oferty.

7. Nie jest konieczna forma pisemna dokonania zamówienia, jeżeli zamówienie dotyczy dostaw. Podstawą udokumentowania takiego zamówienia będzie faktura opisana przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za udzielenie tego zamówienia.

8. Jeżeli zamówienie dotyczy wykonania usługi lub roboty budowlanej, podstawą udokumentowania udzielenia zamówienia jest umowa zawarta na piśmie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą.

9. Przeprowadzenie postępowania pracownik dokumentuje na druku stanowiącym zał. nr 4 do Regulaminu sporządzając go w dwóch egzemplarzach Prawidłowość przeprowadzenia postępowania oraz wybór najkorzystniejszej  oferty potwierdza Wójt Gminy.

§ 6

Dopuszcza się możliwość odstąpienia za pisemną zgodą Wójta Gminy od zasad opisanych w § 5  i dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (krótki termin realizacji zamówienia, zadania o specjalistycznym charakterze, ograniczona liczba wykonawców).

§ 7

1. Na stanowisku do spraw zamówień publicznych i pozyskiwania środków unijnych w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja prowadzony jest centralny Rejestr zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.

2. Pracownicy merytorycznie prowadzący zamówienia publiczne przekazują do rejestru niezwłocznie po zakończeniu postępowania jeden egzemplarz druku o którym mowa w § 6 ust. 6 niniejszego regulaminu. Pracownik prowadzący rejestr na podstawie otrzymanej notatki uwidacznia w rejestrze dane w niej zawarte.

3. Po zakończeniu roku budżetowego pracownik prowadzący rejestr sporządza sprawozdanie z dokonanych zamówień publicznych do kwoty 14.000 euro.

 Znak sprawy: ………………                                                                Załącznik nr 1

do Regulaminu zamówień

do kwoty 14.000 euro

.............................................                                   Nurzec-Stacja, dn. ..................

            (wnioskodawca)                                  

Wniosek

o udzielenie zamówienia

1. Przedmiot zamówienia : robota budowlana /dostawa /usługa^*

na:. ......................................................................................................................

      CPV: ...............................................................................................................

2. Opis przedmiotu zamówienia: .............................................................................

3. Przedmiot zamówienia został zaplanowany w następującej części planu

finansowego: ........................................................................................................

4. Szacunkowa wartość zamówienia: ......................................................................

                                                                                         ( PLN /EURO)

5. Inne informacje:

............................................................................................................................

6. Prowadzący postępowanie ................................................................................

7. Środki na realizację zamówienia zabezpieczone są w budżecie - dział : ................... rozdział.............. paragraf: ………..…….  w kwocie ....................................zł

        Wnioskodawca                                                            Zatwierdzam

..............................................                             ...............................................

   (podpis osoby zatwierdzającej)                                                (podpis osoby zatwierdzającej)

     Znak sprawy: ……………….                                                                       Załącznik nr 2

do Regulaminu zamówień

do kwoty 14.000 euro

Notatka służbowa

z przeprowadzonego  rozeznania rynku zamówienia

 o wartości do 14.000 euro

zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity Dz. U.  z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami), ustawy nie stosuje się

1.       Opis przedmiotu zamówienia: …………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………

                                   (nazwa, cechy, ilość, jednostka miary)  

     Wspólny Słownik Zamówień ( CPV ) …………....................……………… .

2.       Termin realizacji/wykonania zamówienia: ………………….………………………………… .

3.       Szacunkowa wartość zamówienia: w zł netto  …………………………… ustalona na podstawie: …………………………………………………………………………………………………

4.       Wartość zamówienia w euro: ……………….. , przeliczona zgodnie z rozporządzeniem  Prezesa Rady Ministrów z dnia ....................………………, zgodnie z którym kurs złotego w euro wynosi ........... zł.

5.       Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia: …………………………. .

6.       Data ustalenia wartości zamówienia: ……………………………… .

7.       Informację dotyczącą ceny i innych kryteriów   uzyskano od:

Notatkę sporządził/ła: ………………………………….

Data: ……………...………..                                         Zatwierdzam do realizacji:

........................................................

(data i podpis osoby upoważnionej)

Załącznik Nr 3

do Regulaminu zamówień

do kwoty 14.000 euro

Znak sprawy:……………………                              Nurzec-Stacja, dn. ……………………….

ZAPYTANIE CENOWE

dotyczące zamówień powyżej 10.000 euro i poniżej 14 000 euro

1.       Zamawiający ...................................................................................................................

              (nazwa zamawiającego)          

zaprasza do złożenia oferty na: ……………………………………………………………… .

2. Przedmiot zamówienia: …………………………………....................………………          

3.               Termin realizacji zamówienia: ....………………………………………………………….. .

4.               Okres gwarancji:  ………………………………………………………………………………….. .

5.               Miejsce i termin złożenia oferty: ……………………………………………………………… .

6.               Termin otwarcia ofert: ………………………………… .

7.               Warunki płatności realizacje zamówienia: .................................................. .

8.               Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: ……………………………………… .

9.               Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.

10.         Treść oferty:

A.               nazwa wykonawcy: …...……………………………………………………………………….;

B.                adres Wykonawcy: ……………………………………………………………………………..;

C.               NIP ………………………………….;

D.              Regon: ………………………………..;

E.                Nr rachunku bankowego: ………....…………………………………….……………………….;

F.                Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:

a)      Cenę netto: …………………. zł (słownie złotych:….…………………………..)

b)      Podatek VAT: ………...%  wartość ………… zł (słownie złotych: ....………)

c)       Cenę brutto: ………………… zł (słownie złotych  ….….……………………).

d)      Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.

e)      Termin realizacji zamówienia:  ……………………………………… .

G.      Okres gwarancji: ……………………………………………………….. .

H.      Potwierdzam termin realizacji zamówienia do dnia: ………………………………….

I.                  Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu cenowym.

Miejscowość dnia : …………………………               .......................................................

(podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej

                pieczątka wykonawcy)

Znak sprawy:……………………                                                                              Załącznik nr 4

do Regulaminu zamówień

do kwoty 14.000 euro

N O T A T K A

z dnia .................................. w sprawie dokonania zamówienia do kwoty 14.000 euro, tj. z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. na podstawie art. 4 pkt 8 ( Dz. U. z 2007 roku nr 223, poz. 1655,z póź. zm.).

........................................................................................................................................................................................................................................................

(opis przedmiotu zamówienia)

1. Szacunkowa wartość zamówienia (netto):…….....................................….....………

2. Kryteria wyboru: ………………………………………………............................……………….

3.  Data umieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej i na tablicy ogłoszeń:     

    od……...................…..do……......................…..

4. Wykonawcy zaproszeni do złożenia oferty :

5. Wybrano ofertę najkorzystniejszą spośród spełniających wszystkie wymagania i

warunki określone w zapytaniu ofertowym :

……………………………………………............................................................……………….,

(nazwa Wykonawcy)

cena netto….………..zł, brutto…........………..zł, słownie………………………………………...

6. Postępowanie unieważniono ponieważ

………………………………….........................................................................................

(wykazać powody)

7 .Środki na realizację zamówienia zabezpieczone w budżecie - dział : ................... rozdział.............. paragraf: ………..…….  w kwocie ....................................zł

Sporządził: …………………………………….                                     AKCEPTUJĘ:

(podpis pracownika prowadzącego postępowanie)

………………………………………….

                  ( podpis Wójta )

.